TT HĐDH thống nhất thời gian và chương trình họp BCH giữa năm 2018 và Lễ phát thưởng Khuyến học-Khuyến tài của dòng họ vào sáng ngày 05/8/2018 như sau:
I/ Thời gian
-Báo cáo chủ trương và quy chế lập Quỹ Khuyến học-Khuyến tài (a Thuỷ chuẩn bị và báo cáo)
- Các Ban, đơn vị bc công việc của đơn vị mình so với NQ đã đề ra năm 2018 (các Trưởng ban, chủ nhiệm);
- Hội nghị thảo luận;
- Kết luận (a. Khương).
2.Phát thưởng
I/ Thời gian
- Từ 8g - 9g30: Họp BCH HĐ đánh giá hoạt động dòng họ 6 tháng đầu năm và thông qua các nhiệm vụ trọng tâm 6 tháng cuối năm 2018.
- Từ 9g30 - 11g: Phát thưởng khuyến học - khuyến tài 2016-2017.
- Từ 11g15 dùng cơm trưa thân mật.
- Họp BCH HĐ(Mời toàn BCH và Trưởng, phó các Ban) bắt đầu 8g:
-Báo cáo chủ trương và quy chế lập Quỹ Khuyến học-Khuyến tài (a Thuỷ chuẩn bị và báo cáo)
- Các Ban, đơn vị bc công việc của đơn vị mình so với NQ đã đề ra năm 2018 (các Trưởng ban, chủ nhiệm);
- Hội nghị thảo luận;
- Kết luận (a. Khương).
2.Phát thưởng
(Mời tất cả thành phần dự hội nghị BCH, đại diện BLL các quận, huyện, thành phố; các cháu được khen thưởng và phụ huynh...)
- Từ 9g30: Tuyên bố lý do, gt thành phần tham dự (a. Võ Tín, CVP HĐ),
- Bc về kết quả khuyến học, khuyến tài 2 năm 2017-2018; (a Tiến chuẩn bị và bc)
- Công bố QĐ khen thưởng của HĐ cho các cháu (a Sơn chuẩn bị QĐ trình a Tiến ký để công bố; Dũng-(CLB trẻ) in và viết Bằng khen; c.Dung-Phó ban KHKT chuẩn bị phần thưởng (bằng tiền); chị Tưởng-thủ quỹ (ứng kinh phí)
- Điều hành phần khen thưởng (a Sơn tiếp tục đh sau khi công bố qđ khen thưởng): mời các cháu nhận thưởng theo 5 đợt - mời các anh, chị trong BCH lên trao bằng và phần thưởng cho các cháu;
- Phát biểu chúc mừng và động viên phong trào KH (a Khương sẽ tm HĐ pb);
- Phát biểu bế mạc (a Tín-CVP) và mời mọi người dùng cơm thân mật tại KS.
III/ Lễ tân, Khánh tiết
1- Chị Dung lv với KS Fansiphan để hợp đồng: trang trí backgroup; sắp xếp hội trường và bàn ghế (tầm 50 người); âm thanh; nước uống; chụp ảnh và quay video hình ảnh truyền thông; hậu cần tiệc trưa...
2- CLB trẻ: cử vài bạn lễ tân đón tiếp đại biểu và gđ các cháu từ 7g30 tại KS; lo văn nghệ buổi phát thưởng; làm và chiếu slide về thành tích các cháu (a Dũng, a.Tùng)
3- Vp HĐ: gởi gm cho các thành phần cả hai cuộc họp ngay đầu tuần đến; lo ứng kinh phí cho công tác khen thưởng, khánh tiết và truyền thông (A Tín, c Vui, c. Tưởng)
4- Tiệc trưa: khoảng 50-60 người với mức tối đa 200.000 đ/ suất ăn, (nước uống tính riêng) (c.Dung).
(Các bộ phận tạm ứng kinh phí tại chị Vui và chị Tưởng, Vp HĐ)
IV/ Công tác truyền thông
1- Chụp hình, quay video tại hội nghị và lễ phát thưởng.
2- Viết tin, bài báo, đăng tải hình ảnh lên web và facebook dòng họ
(chị Ngân, a Hiếu, c. Hồng, Ban truyền thông: chuẩn bị nhân sự và thực hiện)
V/ Công tác vận động tài trợ lập Quỹ KH
1- TT HĐ sẽ bc chủ trương lập Quỹ Khuyến học-Khuyến tài của dòng họ và vận động BCH ủng hộ trong cuộc họp BCH (a Thuỷ cb nội dung quy chế và bc tại cuộc họp BCH)
2- CLB Doanh nhân: BCN vận đông các thành viên clb đóng góp ủng hộ Quỹ (a Thuỷ triển khai như đã phân công)
VI/ Hội ý lần cuối trước tổ chức hội nghị
1- Mời các ace có tên sau tham dự cafe hội ý vào 7g30 sáng t3 (31/7/18) tại Trúc Lâm viên (Trần Quý Cáp):
- a Khương
- a Tiến
- a Thuỷ, a Thanh, a Cường (CLB DN)
- a Sơn, c Dung (Ban KH-KT)
- a Dũng, a Tùng (clb trẻ)
- c. Ngân, a Hiếu, chị Hồng (Ban truyền thông)
- a Tín, c. Vui, c.Tưởng (vp HĐ)
2- Đề nghị Ban truyền thông đưa thông báo này lên trang web và facebook dòng họ
3- A Thuỷ, c.Vui, a.Hiếu, a.Dũng (clb) căn cứ danh sách mời hội ý mục IV.1 trên, chịu trách nhiêm gởi mail tiếp và điện thoại mời các ace trong Ban của mình biết đến dự đủ thành phần vào sáng t3.
- Từ 9g30: Tuyên bố lý do, gt thành phần tham dự (a. Võ Tín, CVP HĐ),
- Bc về kết quả khuyến học, khuyến tài 2 năm 2017-2018; (a Tiến chuẩn bị và bc)
- Công bố QĐ khen thưởng của HĐ cho các cháu (a Sơn chuẩn bị QĐ trình a Tiến ký để công bố; Dũng-(CLB trẻ) in và viết Bằng khen; c.Dung-Phó ban KHKT chuẩn bị phần thưởng (bằng tiền); chị Tưởng-thủ quỹ (ứng kinh phí)
- Điều hành phần khen thưởng (a Sơn tiếp tục đh sau khi công bố qđ khen thưởng): mời các cháu nhận thưởng theo 5 đợt - mời các anh, chị trong BCH lên trao bằng và phần thưởng cho các cháu;
- Phát biểu chúc mừng và động viên phong trào KH (a Khương sẽ tm HĐ pb);
- Phát biểu bế mạc (a Tín-CVP) và mời mọi người dùng cơm thân mật tại KS.
III/ Lễ tân, Khánh tiết
1- Chị Dung lv với KS Fansiphan để hợp đồng: trang trí backgroup; sắp xếp hội trường và bàn ghế (tầm 50 người); âm thanh; nước uống; chụp ảnh và quay video hình ảnh truyền thông; hậu cần tiệc trưa...
2- CLB trẻ: cử vài bạn lễ tân đón tiếp đại biểu và gđ các cháu từ 7g30 tại KS; lo văn nghệ buổi phát thưởng; làm và chiếu slide về thành tích các cháu (a Dũng, a.Tùng)
3- Vp HĐ: gởi gm cho các thành phần cả hai cuộc họp ngay đầu tuần đến; lo ứng kinh phí cho công tác khen thưởng, khánh tiết và truyền thông (A Tín, c Vui, c. Tưởng)
4- Tiệc trưa: khoảng 50-60 người với mức tối đa 200.000 đ/ suất ăn, (nước uống tính riêng) (c.Dung).
(Các bộ phận tạm ứng kinh phí tại chị Vui và chị Tưởng, Vp HĐ)
IV/ Công tác truyền thông
1- Chụp hình, quay video tại hội nghị và lễ phát thưởng.
2- Viết tin, bài báo, đăng tải hình ảnh lên web và facebook dòng họ
(chị Ngân, a Hiếu, c. Hồng, Ban truyền thông: chuẩn bị nhân sự và thực hiện)
V/ Công tác vận động tài trợ lập Quỹ KH
1- TT HĐ sẽ bc chủ trương lập Quỹ Khuyến học-Khuyến tài của dòng họ và vận động BCH ủng hộ trong cuộc họp BCH (a Thuỷ cb nội dung quy chế và bc tại cuộc họp BCH)
2- CLB Doanh nhân: BCN vận đông các thành viên clb đóng góp ủng hộ Quỹ (a Thuỷ triển khai như đã phân công)
VI/ Hội ý lần cuối trước tổ chức hội nghị
1- Mời các ace có tên sau tham dự cafe hội ý vào 7g30 sáng t3 (31/7/18) tại Trúc Lâm viên (Trần Quý Cáp):
- a Khương
- a Tiến
- a Thuỷ, a Thanh, a Cường (CLB DN)
- a Sơn, c Dung (Ban KH-KT)
- a Dũng, a Tùng (clb trẻ)
- c. Ngân, a Hiếu, chị Hồng (Ban truyền thông)
- a Tín, c. Vui, c.Tưởng (vp HĐ)
2- Đề nghị Ban truyền thông đưa thông báo này lên trang web và facebook dòng họ
3- A Thuỷ, c.Vui, a.Hiếu, a.Dũng (clb) căn cứ danh sách mời hội ý mục IV.1 trên, chịu trách nhiêm gởi mail tiếp và điện thoại mời các ace trong Ban của mình biết đến dự đủ thành phần vào sáng t3.
Chủ tịch Hội đồng dòng họ Vũ Võ QN - ĐN